為規(guī)范安徽省科技計(jì)劃項(xiàng)目管理,進(jìn)一步強(qiáng)化省科技計(jì)劃項(xiàng)目搜索、查詢、運(yùn)用及跟蹤問責(zé)問效,更好地服務(wù)創(chuàng)新驅(qū)動(dòng)發(fā)展戰(zhàn)略,現(xiàn)將2020年第3次廳務(wù)會(huì)審議通過的《安徽省科技計(jì)劃項(xiàng)目檔案管理辦法》印發(fā)給你們,請(qǐng)結(jié)合實(shí)際,認(rèn)真貫徹執(zhí)行。
2020年3月16日
附件
安徽省科技計(jì)劃項(xiàng)目檔案管理辦法
第一章 總 則
第一條 為規(guī)范安徽省科技計(jì)劃項(xiàng)目(含專項(xiàng)、基金,下同)檔案工作,進(jìn)一步強(qiáng)化省科技計(jì)劃項(xiàng)目跟蹤問責(zé)問效,有效保護(hù)和利用科技信息資源,依據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》《科學(xué)技術(shù)檔案工作條例》,以及中央、省關(guān)于加強(qiáng)和改進(jìn)新形勢(shì)檔案工作意見及其實(shí)施意見等文件精神,結(jié)合《安徽省科學(xué)技術(shù)廳檔案管理辦法》《安徽省科技計(jì)劃管理改革實(shí)施方案》《安徽省科技計(jì)劃項(xiàng)目驗(yàn)收管理辦法》等有關(guān)規(guī)定,特制定本辦法。
第二條 安徽省科技計(jì)劃項(xiàng)目檔案(以下簡(jiǎn)稱項(xiàng)目檔案),是指相關(guān)單位或個(gè)人在項(xiàng)目申請(qǐng)、立項(xiàng)、實(shí)施和驗(yàn)收過程中形成的,具有保存價(jià)值的各種類型及載體的原始記錄。項(xiàng)目檔案是國(guó)家和本省重要的科技信息資源,應(yīng)按照集中統(tǒng)一管理的原則做好項(xiàng)目檔案工作,確保其真實(shí)、完整、準(zhǔn)確、安全和有效利用。
第三條 本辦法適用于安徽省科學(xué)技術(shù)廳(以下簡(jiǎn)稱省科技廳)或科技部立項(xiàng),有省級(jí)財(cái)政撥款支持的各類科技計(jì)劃項(xiàng)目檔案的形成與管理。省科技廳其他各類有省級(jí)財(cái)政撥款支持的項(xiàng)目或?qū)m?xiàng)工作材料的歸檔參照本辦法執(zhí)行。
第四條 省科技廳資源配置與管理處統(tǒng)籌協(xié)調(diào)項(xiàng)目檔案工作,并將項(xiàng)目檔案的完整性準(zhǔn)確性作為后續(xù)立項(xiàng)和監(jiān)督計(jì)劃執(zhí)行的重要依據(jù)及調(diào)控手段。廳各職能處室指定專人負(fù)責(zé)本處室項(xiàng)目檔案管理,具體職責(zé)包括歸口管理項(xiàng)目檔案的收集、整理、移交,確保其真實(shí)、準(zhǔn)確、完整。
第五條 安徽省科學(xué)技術(shù)檔案館(以下簡(jiǎn)稱檔案館)負(fù)責(zé)項(xiàng)目檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)和集中統(tǒng)一管理。具體職責(zé)包括:指導(dǎo)各職能處室對(duì)歸檔項(xiàng)目檔案進(jìn)行規(guī)范整理,接收移交項(xiàng)目檔案的保管、保密與利用,同時(shí)編制目錄、簡(jiǎn)介、文摘等各種檢索工具,組織開展數(shù)字化加工,建立項(xiàng)目檔案數(shù)據(jù)庫,便于及時(shí)查詢、統(tǒng)計(jì)與利用。
第二章 項(xiàng)目檔案的形成與歸檔
第六條 歸檔范圍:經(jīng)省科技廳或科技部立項(xiàng),有省級(jí)財(cái)政撥款支持的各類科技計(jì)劃項(xiàng)目。
第七條 歸檔內(nèi)容:各類科技計(jì)劃項(xiàng)目的申請(qǐng)書、任務(wù)書或合同書、驗(yàn)收(結(jié)題)材料,其中驗(yàn)收(結(jié)題)材料包括驗(yàn)收或結(jié)題申請(qǐng)表、驗(yàn)收證書、項(xiàng)目總結(jié)(報(bào)告)、技術(shù)報(bào)告、成果相關(guān)證明資料、財(cái)務(wù)報(bào)告(其中省財(cái)政資助金額50萬元及以上的提交資金支出專項(xiàng)審計(jì)報(bào)告;50萬元以下的提交財(cái)務(wù)收支決算報(bào)告)等。項(xiàng)目檔案必須是原件和定稿,其載體與記錄材料具有耐久性,字跡工整、圖樣清晰,簽署手續(xù)完備。
第八條 歸檔時(shí)間:每年1月初,檔案館主動(dòng)協(xié)助機(jī)關(guān)各職能處室,清理和匯總上年下達(dá)、驗(yàn)收的科技計(jì)劃,并于3月底完成上年度歸檔計(jì)劃項(xiàng)目檔案的接收工作。對(duì)于未能按期歸檔的項(xiàng)目,歸口職能處室需書面說明原因并落實(shí)具體歸檔安排,相關(guān)單位或個(gè)人依法不得拒絕移交項(xiàng)目檔案或者將檔案據(jù)為己有。
第九條 歸檔要求:
(一)歸檔的文件應(yīng)為原件,完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng),其制成材料應(yīng)有利于長(zhǎng)久保存。
(二)非紙質(zhì)文件應(yīng)與其文字說明一并歸檔。
(三)各職能處室應(yīng)于每年3月底前完成上年度下達(dá)的科技計(jì)劃項(xiàng)目的申請(qǐng)書、任務(wù)書(合同書)的移交,以及上年度已完成的項(xiàng)目的驗(yàn)收(結(jié)題)材料的移交。
(四)申請(qǐng)書、任務(wù)書(合同書)及驗(yàn)收(結(jié)題)材料的紙質(zhì)材料均要按照科技計(jì)劃項(xiàng)目下達(dá)批次和項(xiàng)目表順序排列,同時(shí)移交一份電子目錄。
(五)涉密的科技計(jì)劃項(xiàng)目材料需標(biāo)明密級(jí),單獨(dú)移交。
(六)材料移交必須辦理交接手續(xù),填寫移交清冊(cè)表,經(jīng)移交、接收雙方確認(rèn)無誤后,方可歸檔。
(七)對(duì)于各類該批次科技計(jì)劃項(xiàng)目的評(píng)審、評(píng)估或評(píng)標(biāo)結(jié)果的專家原始記錄,由廳各職能處室整理,根據(jù)需要移交檔案館。
第三章 項(xiàng)目檔案的整理、保管、利用與保密
第十條 項(xiàng)目檔案按項(xiàng)目組卷,一個(gè)項(xiàng)目為一卷,每卷由申請(qǐng)書、任務(wù)書(合同書)、驗(yàn)收(結(jié)題)材料(詳見本辦法第七條)組成。按年度分類并編號(hào),使用“KX”代表科技計(jì)劃項(xiàng)目檔案。檔案館保管一套完整的紙質(zhì)檔案。
第十一條 各職能處室因工作需要可按相關(guān)管理制度借閱,檔案館有義務(wù)提供便利條件。
第十二條 項(xiàng)目完成單位及完成人可持單位介紹信或居民身份證進(jìn)行查詢;涉及公檢法、紀(jì)檢監(jiān)察、巡視巡察等特殊情況查檔,可以持相關(guān)證明文件按規(guī)定程序查詢。
第十三條 涉密的科技計(jì)劃項(xiàng)目檔案查閱,檔案館經(jīng)報(bào)資管處審核、分管廳負(fù)責(zé)同志批準(zhǔn)后,方可提供利用。
第十四條 如工作需要查詢?cè)u(píng)審、評(píng)估和評(píng)標(biāo)結(jié)果的專家原始記錄,各職能處室經(jīng)請(qǐng)示分管廳負(fù)責(zé)同志批準(zhǔn)后,檔案館方可提供利用。
第四章 附 則
第十五條 本辦法由省科技檔案館負(fù)責(zé)解釋。
第十六條 本辦法自發(fā)布之日起施行,原《安徽省科技計(jì)劃項(xiàng)目檔案管理實(shí)施細(xì)則》(科計(jì)〔2008〕28號(hào))同時(shí)廢止。
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